Le tue fatture elettroniche non si "salvano e basta": la legge ti chiede di conservarle per 10 anni con un processo digitale a norma chiamato conservazione sostitutiva. La buona notizia è che non devi pagare nessuno: l'Agenzia delle Entrate offre il servizio gratis, retroattivo e senza scadenza. In questa guida ti spiego cos'è, perché è obbligatoria, come aderire al servizio AdE in pochi minuti, quando vale la pena scegliere un conservatore privato e — già che ci siamo — perché su Fatturah.it abbiamo deciso di non venderti la conservazione.
Cos'è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva (o "conservazione digitale a norma") è il processo che dà valore legale ai documenti informatici per tutto il periodo di obbligo fiscale. Non basta tenere il file XML su un disco o su Google Drive: la conservazione richiede l'apposizione di firma digitale e marca temporale su pacchetti di documenti, garantendo nel tempo tre proprietà fondamentali: integrità (il file non è stato modificato), autenticità (proviene da chi dichiara di averlo prodotto) e leggibilità (può essere letto anche fra dieci anni).
Il quadro normativo è definito da due riferimenti principali:
DM 17 giugno 2014 — disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e la loro riproduzione.
Art. 39 DPR 633/72 — stabilisce l'obbligo di conservazione delle fatture e dei registri IVA per dieci anni dalla loro emissione.
CAD (D.Lgs. 82/2005) e Linee Guida AgID 2021 — definiscono i requisiti tecnici della conservazione digitale.
La differenza con la conservazione cartacea tradizionale è netta: prima si stampavano i registri IVA, si numeravano e si bollavano. Oggi, per la fattura elettronica, la stampa non ha valore legale: l'unico documento valido ai fini fiscali è il file XML originale, e quel file deve essere conservato in modalità digitale a norma. Stamparlo non solo è inutile, ma può essere fuorviante in caso di accertamento.
Perché è obbligatoria
L'obbligo di conservazione vale per 10 anni e si applica a tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali e civilistici: fatture attive (emesse), fatture passive (ricevute), corrispettivi telematici, autofatture e note di credito. Riguarda tutti i titolari di partita IVA, dai liberi professionisti in regime forfettario alle SpA, e include anche le fatture verso la Pubblica Amministrazione.
La conservazione digitale sostituisce a tutti gli effetti quella cartacea: non devi (anzi, non devi proprio) stampare le fatture elettroniche per archiviarle in un raccoglitore. Se non rispetti l'obbligo rischi:
- Sanzioni amministrative da 1 000 € a 8 000 € per ogni periodo d'imposta non conservato correttamente (art. 9 D.Lgs. 471/1997).
- Perdita di valore probatorio dei documenti: in giudizio o in un contenzioso tributario, una fattura non conservata a norma può essere disconosciuta.
- Ricostruzione d'ufficio in caso di accertamento fiscale, di norma a tuo svantaggio.
Conservazione AdE gratuita: la scelta consigliata
Dal 2018, in seguito al Provvedimento AdE del 30 aprile 2018 (esteso nel 2019 a tutte le fatture B2B e B2C), l'Agenzia delle Entrate offre direttamente un servizio di conservazione gratuita per le fatture elettroniche transitate dallo SDI. Per la stragrande maggioranza dei freelance e delle piccole imprese è la scelta più razionale.
Vantaggi
- Gratuito per sempre, senza limiti di volume o di documenti conservati.
- Retroattivo: copre anche le fatture già transitate via SDI prima dell'adesione, fin dove i sistemi AdE le mantengono.
- Mantenuto dall'Agenzia delle Entrate, ovvero dallo stesso soggetto che ti farebbe i controlli: massima affidabilità probatoria.
- Adesione immediata, senza scadenza, revocabile in qualsiasi momento.
- Pacchetti di archiviazione scaricabili in formato standard (XML + indice firmato + marca temporale).
Limiti
- Conserva solo le fatture elettroniche transitate via SDI e i corrispettivi telematici. Non conserva documenti cartacei pre-2019, contratti, DDT, scontrini storici, mail commerciali.
- L'interfaccia del portale
Fatture e Corrispettivinon è esattamente intuitiva. - Il recupero dei file richiede di passare manualmente dal portale: niente API, niente integrazione gestionale.
- Non gestisce autofatture estere e operazioni che non passano dallo SDI (vanno conservate a parte).
Come aderire alla conservazione AdE: step-by-step
L'adesione richiede letteralmente cinque minuti e si fa una volta sola. Segui i passaggi qui sotto.
Step 1 — Accedi al portale Fatture e Corrispettivi
Vai suwww.agenziaentrate.gov.ite accedi all'area riservata con SPID (livello 2), CIE (Carta d'Identità Elettronica) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi). Una volta dentro, scegli "Fatture e Corrispettivi".
Step 2 — Apri la sezione Conservazione
Nel menu principale individua la voceConservazionee poiServizio di conservazione gratuita. Se sei un legale rappresentante o un'impresa, assicurati di aver selezionato il profilo corretto in alto a destra.
Step 3 — Leggi e accetta l'accordo di servizio
Compare l'accordo di servizio tra te (o la tua azienda) e l'Agenzia delle Entrate, in qualità di responsabile della conservazione ai sensi del CAD. Leggi le clausole — in particolare quelle su responsabilità, durata e recesso — e clicca su "Aderisco".
Step 4 — Indica un eventuale delegato (opzionale)
Puoi delegare il commercialista o un intermediario abilitato a gestire la conservazione per tuo conto: in tal caso la delega va impostata nel cassetto fiscale. Se non hai delegati, salta lo step.
Step 5 — Adesione attiva e retroattiva
Dopo la conferma, l'adesione è immediata. Tutte le fatture elettroniche che transiteranno via SDI da quel momento (e retroattivamente quelle già presenti nei sistemi AdE) vengono prese in carico per la conservazione decennale.
Step 6 — Verifica periodica
Una o due volte l'anno torna nella sezioneConservazionee controlla l'elenco dei pacchetti generati: ogni anno fiscale viene chiuso con firma e marca temporale. In caso di accertamento ti basterà scaricare il pacchetto ZIP dell'anno richiesto.
ATTENZIONE — termini di adesione: l'adesione non ha scadenza, ma vale solo dal momento in cui aderisci. Le fatture già transitate dallo SDI vengono recuperate fin dove possibile, ma le finestre di conservazione AdE pre-adesione hanno limiti tecnici: aderisci subito, non rimandare. Se hai aperto la partita IVA, fai la conservazione AdE nello stesso giorno in cui attivi il canale di fatturazione.
Conservazione privata: quando ha senso
La AdE non basta in alcuni scenari specifici. Considera un conservatore privato accreditato se:
- Devi conservare documenti diversi dalle fatture elettroniche: contratti, DDT, ricevute fiscali cartacee pre-conservazione, libri sociali, perizie.
- Hai bisogno di API per integrare la conservazione nel tuo gestionale o ERP.
- Sei una struttura multi-utente con permessi granulari (chi vede cosa, chi può scaricare, audit log).
- Vuoi un backup esterno a fini di disaster recovery, oltre a quello AdE.
- Gestisci grandi volumi di fatture estere o autofatture che non passano dallo SDI.
I conservatori privati accreditati AgID più diffusi sono Aruba PEC, InfoCert (Tinexta), Postel Conservatore Digitale, Namirial, ARXivar. Costo medio indicativo: 0,15 – 0,50 € per documento conservato, oppure canoni mensili da 5–20 € per piani professionali. Verifica sempre l'iscrizione al Marketplace AgID dei conservatori qualificati.
Tabella confronto: AdE gratuita vs conservatore privato
| Caratteristica | Conservazione AdE | Conservatore privato |
|---|---|---|
| Costo | Gratuito, illimitato | 0,15–0,50 €/doc o canone mensile |
| Capienza | Illimitata | Dipende dal piano |
| Documenti supportati | Solo fatture e corrispettivi via SDI | Qualsiasi (contratti, DDT, mail PEC, libri sociali) |
| Velocità accesso | Media (portale web) | Alta (UI dedicata, ricerca avanzata) |
| API / integrazione | No | Sì (in genere REST) |
| Affidabilità probatoria | Massima (è l'AdE stessa) | Alta se accreditato AgID |
| Configurazione | Adesione one-shot, 5 min | Contratto + setup tecnico |
| Retroattivo | Sì (su SDI) | Solo per documenti caricati |
Il flusso della conservazione, in chiaro
Qui sotto un diagramma testuale di cosa succede a una fattura elettronica dal momento in cui la emetti fino alla conservazione decennale, con la AdE come conservatore:
[Tu emetti fattura XML]
│
▼
[Fatturah.it firma e invia]
│
▼
[ SDI valida e consegna ]
│
├──► Cliente (codice destinatario / PEC)
│
▼
[ AdE archivia copia integrale ]
│
▼
[Pacchetto annuale + firma + marca temporale] ── 10 anni ──►Il punto chiave: la conservazione è un livello aggiuntivo sopra l'archiviazione SDI. L'AdE già conserva le fatture, ma solo l'adesione al servizio garantisce il valore legale decennale.
Documenti già conservati con un servizio precedente
Se in passato hai usato un conservatore privato e vuoi cambiare (oppure il fornitore chiude — succede), hai due opzioni: migrazione oppure mantenimento parallelo.
La migrazione consiste nello scaricare i pacchetti di archiviazione (formato standard: SInCRO UNI 11386, ossia XML + indice firmato + marche temporali) dal vecchio conservatore e caricarli sul nuovo. La maggior parte dei conservatori accreditati accetta pacchetti SInCRO in ingresso. Tieni a mente però che i documenti già conservati non vanno "riconservati": mantengono il loro valore originario, basta che siano accessibili.
Se il conservatore chiude o perde l'accreditamento, AgID prevede un periodo di conservazione sostitutiva di emergenza: i pacchetti vengono trasferiti a un altro conservatore qualificato. Verifica però sempre nel contratto la clausola di exit strategy: ti deve permettere di scaricare tutto in formato standard, senza costi aggiuntivi, in qualunque momento. Per le fatture transitate da SDI, in ogni caso, hai sempre la rete di sicurezza della conservazione AdE attivabile in pochi minuti — uno dei tanti motivi per cui consigliamo di aderirvi sempre, anche se usi un privato.
Fatturah e la conservazione: la nostra posizione
Trasparenza prima del marketing. Su Fatturah.it abbiamo scelto di non includere il servizio di conservazione sostitutiva, e te lo diciamo fin dalle FAQ in home.
Il motivo è semplice: l'Agenzia delle Entrate offre lo stesso servizio gratis, retroattivo, illimitato e con il massimo livello di affidabilità probatoria possibile. Aggiungere un livello a pagamento sopra una soluzione pubblica già completa non avrebbe senso per i nostri utenti.
La nostra raccomandazione: aderisci alla conservazione AdE seguendo i sei step di questa guida e usa Fatturah per tutto il resto — emissione, ricezione, gestione clienti, fatture ricorrenti, scadenzario incassi, gestione degli scarti SDI. → Inizia gratis con Fatturah.